L'entreprise doit envoyer sa demande d'aide à l'Ademe qui réceptionne et instruit la demande de subvention. L'Ademe a mit à disposition un <a href="https://agirpourlatransition.ademe.fr/entreprises/sites/default/files/2021-01/Guide%20du%20porteur%20de%20projet%20demande%20aide%20ADEME%20%202021.pdf" format="application/pdf" poids="365.8 KB" target="_blank">guide</a> afin de guider l'entreprise dans sa demande d'aide.
L'Agence de services et de paiements (ASP) calcule le montant de l'aide et verse l'aide au bénéficiaire.
Si le coût moyens des installations utilisant des combustibles fossiles est supérieure à celui des installations utilisant de la biomasse ou des combustibles solides, l'entreprise peut être amenée à reverser des sommes perçues à l'ASP. Le reversement se fait dans les conditions prévues par la convention établie entre l'entreprise et l'ASP.