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Fiche pratique

Négociation commerciale : établir une convention entre professionnels

Vérifié le 27/02/2023 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Lorsque des professionnels veulent entamer une relation commerciale, ils négocient les règles de leur relation. Cette négociation commerciale doit être formalisée dans une convention écrite. Les règles d'établissement de ces conventions sont différentes selon les professionnels et les produits concernés.

Après avoir négocier <span class="miseenevidence">les bases de leur relation commerciale</span>, un fournisseur et un distributeur, établissent une convention dans laquelle ils indiquent les règles sur lesquelles ils se sont mis d'accord.

Les <span class="miseenevidence">distributeurs</span> sont les intermédiaires entre un fabricant et un client. Ils achètent des produits (ou des services) à un fabricant pour les revendre à un client final, particulier ou entreprise. Il existe plusieurs types de distributeurs : grossistes, centrales d’achat, magasins spécialisés ou de proximité… L’ensemble des intermédiaires entre l’entreprise et les clients s’appelle le « canal de distribution ».

La convention peut prendre la forme d'un <span class="miseenevidence">document unique</span> ou d'un <a href="https://www.marcilly-en-villette.fr/la-mairie/les-demarches-administratives/?xml=R64268">contrat-cadre</a> auquel s'ajoutent des contrats d'application.

Il existe plusieurs types de conventions selon les biens ou les services concernés. Ces conventions sont soumises à des règles différentes (par exemple, informations obligatoires à indiquer). De plus, la qualité du professionnel acheteur (ex : grossiste) joue également un rôle dans les règles d'établissements de la convention.

  À savoir

Lorsque la convention concerne des produits alimentaires périssables, le fournisseur et le distributeur ne sont pas obligés de conclure une convention écrite.

Un grossiste <span class="miseenevidence">achète des biens</span> à un ou plusieurs fournisseurs et <span class="miseenevidence">les revend à d'autres professionnels</span>.

Le client peut aussi bien être un commerçant, un autre grossiste, un transformateur ou encore un professionnel qui s'approvisionne pour les besoins de son activité.

Lorsqu'un fournisseur souhaite conclure une convention avec un grossiste, celle-ci doit contenir les <span class="miseenevidence">informations suivantes</span> :

  • Conditions de l'opération de vente des produits
  • Objet concerné des services
  • Date prévue des services (par exemple, date à laquelle une réparation doit avoir lieu)
  • Modalités d'exécution des services (par exemple, la réparation aura lieu le vendredi de 14h à 17h, 2 ouvriers seront sur place, etc.)
  • Rémunération pour chaque service
  • Rémunération globale des services
  • Objet concerné
  • Date prévue
  • Modalités d'exécution
  • Rémunération ou réduction de prix globale s'appliquant à l'ensemble des obligations

  À savoir

Des <span class="miseenevidence">informations supplémentaires</span> doivent être indiquées lorsque la convention porte sur l'achat de produits manufacturés, fabriqués à la demande de l'acheteur ou sur la conception et la production de produits alimentaires pour les besoins particuliers de l'acheteur.

  • Un fournisseur souhaite conclure une convention avec un distributeur qui achète des produits manufacturés, fabriqués à sa demande pour les intégrer à sa propre production.

    Il est interdit d'acheter plus de <span class="valeur">500 000 €</span> de produits manufacturés fabriqués à la demande.

    La convention doit contenir les <span class="miseenevidence">informations complémentaires</span> suivantes :

    • Objet de la convention et obligations du vendeur et de l'acheteur
    • Prix et modalités de détermination du prix
    • Conditions de facturation et de règlement
    • Responsabilités respectives de l'acheteur et du vendeur et les garanties
    • Durée de la convention et modalités de <a href="https://www.marcilly-en-villette.fr/la-mairie/les-demarches-administratives/?xml=R64284">résiliation</a>
    • Modalités de règlement des conflits vis-à-vis de l'exécution de la convention (par exemple, le tribunal compétent, le droit applicable). Si le vendeur et l'acheteur souhaitent recourir à la <a href="https://www.marcilly-en-villette.fr/la-mairie/les-demarches-administratives/?xml=F34631">médiation</a>, il faut indiquer les modalités de sa mise en place
    • Lorsque cela est nécessaire, les modalités d'application d'une réserve de propriété (clause selon laquelle le vendeur demeure propriétaire du biens tant que l'acheteur n'a pas versé l'intégralité du prix)
    • Lorsque la nature de la convention l'exige, règles concernant la propriété intellectuelle entre le vendeur et l'acheteur (par exemple, vente d'un logiciel breveté)
  • Un vendeur souhaite conclure une convention avec un grossiste qui achète des <span class="miseenevidence">produits alimentaires conçus et fabriqués</span> selon des modalités qui répondent à ses besoins. Ces produits sont ensuite vendus sous la marque du grossiste.

    La convention doit contenir les <span class="miseenevidence">informations complémentaires</span> suivantes :

    • Prix ou critères et modalités de détermination du prix d'achat des produits agricoles qui entrent dans la composition des produits alimentaires. Cela inclut les efforts d'innovation que le fabricant a réalisé à la demande du grossiste.
    • Clause de révision automatique des prix en fonction de la variation du coût de la matière première agricole ou des produits transformés qui entrent dans la composition des produits alimentaires.
    • Clause concernant le volume prévisionnel que le distributeur s'engage à faire produire sur une période donnée. Elle doit également prévoir un délai raisonnable de prévenance pour permettre au fabricant d'anticiper les éventuelles variations de volume.
    • Durée minimale du préavis à respecter en cas de rupture de la relation contractuelle. Il faut aussi prévoir ce que vont devenir les emballages et les produits finis au moment de la rupture du contrat.
    • Clause de répartition entre le fournisseur et le distributeur des différents coûts qui peuvent s'additionner au cours de la vie du contrat.
    • Système d'alerte et d'échanges d'informations périodiques entre le fournisseur et le distributeur pour optimiser les conditions d'approvisionnement et limiter les ruptures.

La convention entre un fournisseur et un grossiste peut être conclue pour <span class="miseenevidence">1, 2 ou 3 ans</span>.

Lorsque la convention est conclue pour une durée de 2 ou 3 ans, elle doit prévoir les modalités selon lesquelles le prix convenu est révisé. Par exemple, l'évolution du prix en fonction des coûts liés aux charges de production (électricité, matières premières, etc.).

Elle doit être conclue <span class="miseenevidence">au plus tard</span> à l'une des échéances suivantes :

  • Le <span class="miseenevidence">1<Exposant>er </Exposant>mars</span> de l'année au cours de laquelle la convention commence à s'appliquer. Le fournisseur doit communiquer ses <a href="https://www.marcilly-en-villette.fr/la-mairie/les-demarches-administratives/?xml=F33527">conditions générales de vente</a> dans un délai raisonnable avant cette date.
  • Dans<span class="miseenevidence"> les 2 mois suivants le point de départ de la période de commercialisation</span> des produits ou des services d'un cycle de commercialisation particulier (cela concerne les produits ou services qui se vendent sur une période particulière : par exemple, les décorations de Noël à la fin de l'année). Le fournisseur doit communiquer ses conditions générales de vente avant le point de départ de la commercialisation.

  • Un produit de grande consommation est un produit de consommation courante qui a une date de péremption (exemple : produits alimentaires, produits ménagers, boissons alcoolisées, etc.).

    Vous pouvez retrouver la <a href="https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000039654100" target="_blank">liste des produits grande consommation</a>sur le site de Légifrance.

    Lorsqu'un fournisseur souhaite conclure une convention avec un distributeur pour des produits de grande consommation, il faut obligatoirement que celle-ci contienne les informations suivantes :

    • Barème des prix unitaires avec les <a href="https://www.marcilly-en-villette.fr/la-mairie/les-demarches-administratives/?xml=F33527">conditions générales de vente</a> ou les modalités de consultation du barème sur lequel les négociations ont porté
    • Chiffre d'affaires prévisionnel
    • Conditions de l'opération de vente des produits et les réductions de prix. Il faut également indiquer la date à laquelle cela s'applique.
    • Services de coopération commerciale (promotions) rendus par le distributeur permettant de favoriser la commercialisation des produits ou de services du fournisseur. Ces services ne doivent pas faire partie des obligations d'achat et de vente. Il faut également indiquer les informations suivantes :
    • Autres obligations servant à favoriser la relation commerciale entre le fournisseur et le distributeur (référencement, statistiques, etc.). Il faut préciser pour chaque obligation les informations suivantes :

    La convention entre un fournisseur et un distributeur peut être conclue pour <span class="miseenevidence">1, 2 ou 3 ans</span>.

    Lorsque la convention est conclue pour une durée de 2 ou 3 ans, elle doit prévoir les modalités selon lesquelles le prix convenu est révisé. Par exemple, le prix peut être impacté par l'évolution des coûts liés aux charges de production (électricité, matières premières, etc.).

    Elle doit être conclue <span class="miseenevidence">au plus tard</span> à l'une des échéances suivantes :

    • Le <span class="miseenevidence">1<Exposant>er </Exposant>mars</span> de l'année au cours de laquelle la convention commence à s'appliquer. Le fournisseur doit communiquer ses <a href="https://www.marcilly-en-villette.fr/la-mairie/les-demarches-administratives/?xml=F33527">conditions générales de vente</a> au moins 3 mois avant cette date (autrement dit avant le 1<Exposant>er </Exposant>décembre)
    • <span class="miseenevidence">Dans les 2 mois suivants</span> le point de départ de la période de commercialisation des produits ou des services d'un cycle de commercialisation particulier (cela concerne les produits ou services qui se vendent sur une période particulière : par exemple, les décorations de Noël à la fin de l'année). Le fournisseur doit communiquer ses conditions générales de vente au moins 2 mois avant le point de départ de la période de commercialisation

     Attention :

    Le distributeur dispose d'un délai raisonnable à compter de la réception des CGV pour les accepter, les refuser ou indiquer les conditions qu'il souhaite négocier. Sa réponse doit être justifiée et détaillée.

  • Un fournisseur souhaite conclure une convention avec un distributeur qui achète des produits <span class="miseenevidence">manufacturés, fabriqués à sa demande</span> pour les intégrer à sa propre production. Le montant de ces achats doit être inférieur à <span class="valeur">500 000 €</span>.

    La convention doit contenir les <span class="miseenevidence">informations suivantes </span>:

    • Conditions de l'opération de vente des produits ou des prestations de services et les réductions de prix
    • Lorsque que cela est prévu, les situations et les modalités dans lesquelles des conditions dérogatoires de l'opération de vente peuvent être appliquées
    • Services de coopération commerciale (promotions) rendus par le distributeur permettant de favoriser la commercialisation des produits ou de services du fournisseur. Ces services ne doivent pas faire partie des obligations d'achat et de vente. Il faut également indiquer les informations suivantes  :
    • Autres obligations servant à favoriser la relation commerciale entre le fournisseur et le distributeur (référencement, statistiques, etc.). Il faut préciser pour chaque obligation les informations suivantes :
    • Pour tout service ou obligation issue d'un accord conclu avec une entreprise située hors de France liée à l'acheteur
    • Objet de la convention et obligations du vendeur et de l'acheteur
    • Prix et modalités de détermination du prix
    • Conditions de facturation et de règlement
    • Responsabilités respectives de l'acheteur et du vendeur et les garanties
    • Lorsque cela est nécessaire, les modalités d'application d'une <a href="https://www.marcilly-en-villette.fr/la-mairie/les-demarches-administratives/?xml=R59677">réserve de propriété</a>
    • Lorsque la nature de la convention l'exige, règles concernant la propriété intellectuelle entre le vendeur et l'acheteur (par exemple, vente d'un logiciel breveté)
    • Durée de la convention et modalités de <a href="https://www.marcilly-en-villette.fr/la-mairie/les-demarches-administratives/?xml=R64284">résiliation</a>
    • Modalités de règlement des conflits vis à vis de l'exécution de la convention. Si le vendeur et l'acheteur souhaitent recourir à la <a href="https://www.marcilly-en-villette.fr/la-mairie/les-demarches-administratives/?xml=F34631">médiation</a> il faut indiquer les modalités de sa mise en place.
  • Un vendeur souhaite conclure une convention avec un distributeur qui achète des produits alimentaires conçus et fabriqués selon des modalités qui répondent aux besoins du distributeur. Les produits sont ensuite vendus sous la marque du distributeur.

    La convention doit contenir les <span class="miseenevidence">informations</span> suivantes :

    • Conditions de l'opération de vente des produits ou des prestations de services et les réductions de prix
    • Lorsque que cela est prévu, les situations et les modalités dans lesquelles des conditions dérogatoires de l'opération de vente peuvent être appliquées
    • Services de coopération commerciale (promotion) rendus par le distributeur permettant de favoriser la commercialisation des produits ou de services du fournisseur. Ces services ne doivent pas faire partie des obligations d'achat et de vente. Concernant les services de coopération commerciale, il faut également indiquer les informations suivantes  :
    • Autres obligations servant à favoriser la relation commerciale entre le fournisseur et le distributeur (référencement, statistiques, etc.). Il faut préciser pour chaque obligation les informations suivantes :
    • Pour tout service ou obligation issue d'un accord conclu avec une entreprise située hors de France en lien avec l'acheteur :
    • Prix ou critères et modalités de détermination du prix d'achat des produits agricoles qui entrent dans la composition des produits alimentaires. Cela inclut les efforts d'innovation que le fabricant a réalisé à la demande du distributeur.
    • Clause de révision automatique des prix en fonction de la variation du coût de la matière première agricole ou des produits transformés qui entrent dans la composition des produits alimentaires
    • Clause concernant le volume prévisionnel que le distributeur s'engage à faire produire sur une période donnée. Elle doit également prévoir un délai raisonnable de prévenance pour permettre au fabricant d'anticiper les éventuelles variations de volume.
    • Durée minimale du préavis à respecter en cas de rupture de la relation contractuelle. Il faut aussi prévoir ce que vont devenir les emballages et les produits finis au moment de la rupture du contrat
    • Clause de répartition entre le fournisseur et le distributeur des différents coûts qui peuvent s'additionner au cours de la vie du contrat
    • Système d'alerte et d'échange d'informations périodiques entre le fournisseur et le distributeur pour optimiser les conditions d'approvisionnement et limiter les ruptures

Pour tout manquement concernant les règles d'établissement et d'application d'une convention entre professionnels, une des amendes administratives suivantes peut être appliquée :

  • Si le manquement est commis par une entreprise individuelle, l'amende peut s'élever à <span class="valeur">75 000 €</span>. En cas de récidive dans un délai de 2 ans à partir de la première sanction, le montant maximum passe à <span class="valeur">150 000. €</span>
  • Si le manquement est commis par une société, l'amende peut s'élever à <span class="valeur">375 000 €</span>. En cas de récidive dans un délai de 2 ans à partir de la première sanction, le montant maximum passe à <span class="valeur">750 000 €</span>.

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